Da Intranet aos portais corporativos

A evolução dos meios tecnológicos tem transformado a concepção de Internet e de meios de comunicação rapidamente, tanto fora quanto dentro das organizações. Podemos afirmar que o entendimento da Web não é o mesmo há alguns anos. Vivenciamos atualmente a experiência de redes participativas e o conceito de conteúdos gerados pelos usuários (UGC) é grande responsável pela transformação da sociedade em uma sociedade mais digitalizada e participativa.

Muitas organizações ainda se deparam com o excesso de informações, sendo imprescindível a aplicação da gestão da informação para administrar esse caos informacional do mundo digital. Muitas vezes as informações estão armazenadas de forma não integrada, dificultando seu acesso e, conseqüentemente, o desempenho das atividades necessárias ao pleno funcionamento da instituição. Devido à proliferação de arquivos eletrônicos produzidos individualmente pelos funcionários, sem o intuito de compartilhamento de informações, desenvolvidas ao longo do tempo para atender a demandas específicas, falta a essas organizações uma visão global de seus próprios dados e informações.

É comum que os sistemas baseados em Intranet privilegiem a informação interna a organização. Em seus estágios iniciais, a Intranet é utilizada pelas organizações para disseminar informações sobre os departamentos, usualmente com conteúdos tais como manuais de normas e procedimentos, listas de ramais, histórico da empresa, catálogo de produtos e jornal interno com notícias selecionadas (clipping) sobre o mercado, a concorrência e a conjuntura econômica. Entretanto, muitas empresas alcançaram um ponto em que a falta de padrões e o excesso de informações na Intranet geram problemas já comuns na Internet, como a dificuldade de encontrar a informação desejada. Não é difícil encontrar Intranets caóticas com informações redundantes, conflitantes ou desatualizadas.

Portais de informações empresariais são aplicativos que permitem às empresas libertar informações armazenadas interna e externamente, provendo aos usuários uma única via de acesso à informação personalizada necessária para a tomada de decisões de negócios. O portal tem o propósito de expor e fornecer informações específicas de negócio, dentro de determinado contexto, auxiliando os usuários de sistemas informatizados corporativos a encontrar as informações de que precisam para fazer frente aos concorrentes. O portal corporativo é uma evolução do uso das Intranets, incorporando, a essa tecnologia, novas ferramentas que possibilitam identificação, captura, armazenamento, recuperação e distribuição de grandes quantidades de informações de múltiplas fontes, internas e externas, para os indivíduos e equipes de uma organização.

Os portais corporativos são instrumentos essenciais ao esforço, cada vez mais importante, em se compartilhar informação e conhecimento no seio das organizações. Representam mudança necessária no sentido de se estabelecer uma plataforma única para o e-Business (B2C, B2B etc.), podendo também prover a integração, em tempo-real, de diversos sistemas de informação. A capacidade dos portais corporativos em capturar, organizar e compartilhar informação e conhecimento explícito é interessante especialmente para empresas intensivas em conhecimento. A capitalização das informações deve ser feita de maneira estruturada e coerente, garantindo segurança no acesso às informações públicas e privadas. Esses últimos são papeis importantes cumpridos pela ferramenta de gestão de conteúdo que é parte de todo portal corporativo.

As empresas podem optar por diferentes tipos de portais, segundo suas necessidades. Portais de informações são aqueles têm como função organizar grande quantidade de informações e conteúdo, levando estas aos colaboradores, sendo baseados nos portais de busca. Portais cooperativos são aqueles que provêm acesso às informações e meios de processamento cooperativo. Portais especialistas são portais cooperativos que conectam pessoas de acordo com suas experiências e interesses, formando comunidades, sendo um veículo para a troca de conhecimento. Já os portais do conhecimento conciliam todas as características anteriores, buscando atender as necessidades da organização, auxiliando na tomada de decisão, disponibilizando informações, agrupando ferramentas de colaboração e auxiliando na gestão do conhecimento. O portal ideal é aquele que interliga tudo e todos, proporcionando todas as ferramentas necessárias para um trabalho colaborativo.

A Intranet e os portais corporativos apresentam vantagens que podem ser divididas em benefícios tangíveis, aqueles que podem ser mensurados, e intangíveis, aqueles que não podem ser medidos. Entre os tangíveis são relacionados o custo baixo, na implementação fácil e rápida, com o fácil uso, proporcionando eficiência operacional e economizando tempo, além de serem seguras, possibilitarem aos usuários o controle de seus dados e permitirem a comunicação entre várias plataformas. Entre os intangíveis apresentam-se a melhor comunicação e disponibilidade de informações mais exatas, o compartilhamento de conhecimento por cooperação promovendo a criatividade e inovação e podendo ser coordenados, proporcionando novas oportunidades de negócios e novas parcerias com a comunicação otimizada entre fornecedores e clientes. Dentre os benefícios, apontados por fornecedores e consultores de informática, associados aos portais corporativos, destacam-se a facilidade de acesso às informações distribuídas nos diversos sistemas, arquivos e bases de dados institucionais.

Os benefícios do uso dos portais corporativos podem ser identificados por três visões. Do ponto de vista das empresas, representa economia e produtividade ampliadas, bem como retenção do capital intelectual sendo, por conseguinte uma ferramenta de suporte a decisão. Do ponto de vista de TI, se justifica por seu uma janela para o investimento significativo em TI já realizado pela empresa – permite que sejam desenvolvidos métodos para o acesso aos sistemas já existentes em um mesmo ambiente (janela do navegador WEB). Do ponto de vista do colaborador, o portal oferece todas as informações e aplicações necessárias para a execução de tarefas do dia-a-dia em um meio customizado e personalizado, permitindo o compartilhamento do conhecimento – através da criação de grupos de trabalho (comunidades) e ferramentas de colaboração – permite ainda uma maior mobilidade da informação, pois, através de conexões seguras e de dispositivos móveis, os colaboradores e parceiros da empresa acessam o Portal Corporativo e sua grande quantidade de informação a partir de localidades remotas. O sucesso de uma ação de gestão do conhecimento com o uso de portais corporativos dependerá muito da participação do público para o qual é voltada. A participação do público dependerá de projetos e mecanismos que incentivem o uso por parte de indivíduos da organização.