Comunicação Interna - O Elemento Estratégico

A maioria das organizações, sejam elas públicas ou privadas, compreende a importância da comunicação estratégica com os clientes e / ou outros steakholders. Assim, temos especialistas em marketing e comunicação para elaborar planos de comunicação para uso externo. No setor privado, isso significa mais renda, no setor público, significa a melhoria das relações públicas e melhor utilização dos serviços do governo através de informações do cliente.

Muitas organizações também compreendem a importância do desenvolvimento de planos estratégicos de longo prazo para orientar a tomada de decisões. A idéia é que, sem saber para onde queremos ir (e como vamos chegar lá), não podemos coordenar os recursos organizacionais, para que cheguemos onde queremos ir. Freqüentemente, as metodologias de comunicação para comunicação com os clientes e o público externo estão incluídas no planejamento estratégico.

No entanto, poucas organizações tratam a comunicação interna da mesma maneira. Determinar o que deve ser comunicado ao pessoal, quando deve ser comunicado e como deve ser comunicado é, muitas vezes, deixado para quando parece haver uma necessidade. Em outras palavras, as estratégias de comunicação internas são desenvolvidas, reativamente, quando há uma crise ou um evento importante, quando, claramente, é necessário resolver problemas de comunicação. Onde a comunicação é planejada, muitas vezes, é em torno de transtornos como a mudança corporativa ou demissões e downsizing, ou a mudança tecnológica etc. No entanto, a comunicação, uma vez que o foco inicial foi eliminado, tende a voltar a um processo desorganizado ou incoerente.

É um mistério por que isto ocorre, mas não há dúvida de que o planejamento estratégico de comunicação interna pode ser uma abordagem proativa para a construção de uma melhor força de trabalho, mais direcionado e eficaz.

Sabemos que algumas das empresas mais bem sucedidas são as que criam uma força de trabalho que compreende a missão, os objetivos, os valores e os procedimentos da organização. A intenção de criar uma cultura organizacional mantida em comum pela maioria dos funcionários da organização não é dominar ou controlar os empregados, mas apontar o conjunto de metas sobre o qual eles podem agir todos os dias. Isso traz uma coerência para o trabalho e permite uma melhor coordenação das ações. Quando os profissionais que atuam na empresa entendem os valores básicos e as finalidades desta, nós lhes damos a oportunidade de tomar decisões que se enquadrem dentro desses parâmetros.

Obviamente, se quisermos criar uma cultura comum, precisamos mobilizar todos os recursos de comunicação interna para atingirmos este objetivo. A comunicação interna inserida no planejamento estratégico encoraja nos funcionários um sentimento de identificação com os objetivos, a missão e os procedimentos da organização, o que pode resultar em um sentimento de "fazer a diferença"e, conseqüentemente, ter impacto direto sobre os esforços e a eficiência.

Além disso, tem potencial para reduzir os conflitos do dia-a-dia e ajuda os profissionais a sentir-se parte da organização. Muitos dos conflitos são gerados por idéias contraditórias sobre o que é importante para a organização, o que muitas vezes é um indicador de que as pessoas envolvidas não compartilham uma visão comum ou compreensão.

Quando olhamos para as organizações que usam a sua cultura comum como uma vantagem estratégica, o que nós descobrimos é que elas criam a cultura através do uso de estratégias coordenadas de comunicação. Elas utilizam vários métodos, de forma consistente. Sua formação apóia seus objetivos culturais, bem como a sua comunicação escrita (por exemplo, boletins informativos, cartazes, slogans etc.) Sua gestão se comunica constantemente com mensagens comuns em um número de fóruns (por exemplo, gestão de desempenho, reuniões de departamento, programas de reconhecimento, etc). E, talvez o mais importante, o comportamento de gestão é coerente com a mensagem que ecoou através das metodologias de comunicação.

Resumindo, basta colocar que, se queremos criar um ambiente de trabalho que é habitado por pessoas que estão trabalhando para os mesmos objetivos, e pelas mesmas regras, a comunicação interna, na sua acepção mais ampla, é a chave para que isso aconteça.