Políticas de Comunicação Organizacional

Como já abordado nos posts anteriores, a comunicação tornou-se componente estratégico para posicionar a organização frente aos desafios impostos pela competitividade que se instaurou como resposta às transformações de ordem econômica, política e social ocorridas no mundo.

Toda organização possui políticas formais ou informais que norteiam as formas de atuação em toda a sua estrutura e com a comunicação não poderia ser diferente. A política de comunicação é um conjunto de diretrizes, procedimentos e ações relacionadas às diversas modalidades de comunicação da organização. É a política de comunicação que deve servir de orientação para o desenvolvimento dos planos de comunicação, em conformidade com os objetivos estratégicos, evitando a duplicidade de esforços e o desperdício de recursos, consolidando a missão, a visão e os valores perante os públicos estratégicos, criando uma identidade corporativa, protegendo e mantendo a reputação positiva da organização, fortalecendo o relacionamento com os públicos estratégicos.

As políticas de comunicação diferenciam-se dos planos devido à sua perenidade, enquanto os planos são elaborados periodicamente, além de indicarem objetivos a serem alcançados em um determinado período de tempo. Mesmo assim, devido às transformações cada vez mais freqüentes na sociedade e, conseqüentemente, nas relações entre os grupos que a compõem, torna-se necessário rever a política de comunicação de tempos em tempos e ajustá-la conforme preciso.

A formalização da política de comunicação em um documento torna-se ainda mais importante nas empresas modernas, pois a comunicação e o relacionamento com os públicos de interesse são responsabilidade de todos os funcionários da organização, independentemente do cargo ou função. A área de comunicação pode e deve estimular e orientar sobre como se deve operar esses relacionamentos, mas a responsabilidade de agir com ética, transparência, prontidão, respeitando-se missão, visão e valores, deve ser um compromisso de todos e de cada um.

Não há uma fórmula para se criar uma política de comunicação organizacional integrada. As características e abrangência de suas diretrizes irão variar conforme a visão dos principais executivos, as características do negócio e o tamanho da organização, os seus públicos estratégicos e o ambiente onde se encontra. No entanto, para a elaboração da política de comunicação integrada, os elementos balizadores devem ser a missão, a visão e os valores da organização, os quais deverão estar presentes em todas as diretrizes descritas no documento, seja de forma explícita ou implícita.

Além disso, toda política de comunicação deve ter princípios básicos, como: a transparência para com o mercado, a sociedade e os funcionários; pró-atividade, ou seja, deve antecipar-se às necessidades dos públicos de interesse; ter prontidão nas respostas e transmissão de mensagens no momento adequado, não permitindo a sua obsolescência; basear-se na verdade, respeitando a diversidade cultural e dos direitos dos cidadãos, buscando eliminar qualquer tipo de preconceito, e criando um clima favorável ao diálogo; todas as ações de comunicação devem ser executadas com profissionalismo, por profissionais habilitados e recursos adequados; as ações de comunicação devem contribuir para que os públicos acreditem nas atitudes e no desempenho da organização; todo trabalho desenvolvido pela área de comunicação deve ser realizado com eficiência e eficácia.

O documento deve também deixar clara a função do departamento de comunicação e sua contribuição para os objetivos estratégicos, ou seja, a sua missão, e a função de cada grupo que compõe a equipe de profissionais. Deve, ainda, procurar integrar as modalidades de comunicação – a administrativa, a institucional interna, a mercadológica e a institucional externa, uma vez que hoje o cliente/consumidor, a comunidade, o cidadão, o funcionário, o fornecedor e a opinião pública têm a igual importância para a construção da imagem da organização. É a partir da necessidade de um novo posicionamento perante os seus públicos estratégicos que as organizações passam a reconhecer a necessidade de se pensar a comunicação de forma integrada. É também a política de comunicação que fortalece o seu aspecto estratégico.