Comunidades de prática: ferramenta para a gestão do conhecimento

As comunidades de prática desempenham o papel do aprendizado através da troca, da discussão, do ensino informal das melhores práticas. Elas colaboram para a transferência do conhecimento tácito, aquele que está nas pessoas, na transferência de práticas nem sempre explicitadas por pessoas com objetivos comuns de aprendizado e que em muitos casos não se conhecem e/ou nunca trabalharam juntas em algum projeto.

Comunidades de prática consistem em pessoas que estão ligadas informalmente, assim como contextualmente, por um interesse comum no aprendizado e na aplicação da prática, que têm compromisso de agregar as melhores práticas. Os membros das comunidades de prática podem criar clubes semiabertos, em que a participação se baseia em relações de forte confiança e na contribuição que cada um traz para a comunidade ou rede. A circulação do conhecimento acontece de forma mais eficiente quando se trabalhada em grupos focados em um determinado assunto. Contudo, o conhecimento desenvolvido localmente, preso a um grupo, é difícil de ser transferido para outras áreas da organização. Nas comunidades, a troca de conhecimento leva à construção de outros novos, entre seus membros.

Ao apoiar a formação desse tipo de comunidade, a organização tende a verificar o conhecimento de modo estratégico que pode ser revertido na prática docente e gestora, pois tem a tendência de ser construído e gerido na ação (dados trazidos para a discussão) para a reflexão (gestão do conhecimento construído) e no retorno à prática (conhecimento explícito internalizado – conhecimento tácito). O conhecimento tácito tende a ser transferido entre os indivíduos com o uso da observação, da imitação, da prática, não sendo a comunidade apenas um repositório de informações, mesmo que ao final de um ciclo tenha-se a tendência de gerar um conhecimento explicitado.

O uso da tecnologia, em relação à comunidade de prática, permite uma melhor participação dos membros com agendas de trabalho mais “apertadas”, pois, em determinadas situações a participação destes integrantes pode acontecer em momentos não simultâneos, diminuindo assim a necessidade do acerto de um horário comum a todos. Mesmo sendo de forma virtual, os membros tendem a ter as mesmas características que teriam em uma comunidade presencial em relação a sua forma de participação. Alguns serão líderes em umas comunidades, participarão de forma ativa em outras ou apenas farão parte de algumas para absorver conhecimento sem uma participação direta. Um portal corporativo deverá reconhecer esta forma de comportamento facilitando o caminho para que os clientes do portal descubram novas comunidades, mantenham-se informados sobre as atividades e entrem e saiam sem problemas das comunidades que escolherem.

A participação em uma comunidade de prática não deve ser tratada como uma obrigação por parte da organização. O funcionário deve se tornar membro ao ser motivado, ao perceber desafios, interesses ou problemas específicos em comum. O principal estímulo à participação em uma comunidade de prática é a necessidade do saber, um sentido comum de propósito e uma necessidade real de saber o que os outros membros sabem. A participação em uma comunidade de prática é exclusivamente voluntária cabendo às organizações e aos profissionais de comunicação apenas apoiar ou institucionalizar as comunidades.
A comunidade de prática no meio virtual também deverá ter a habilidade de organizar, capturar e disseminar o conhecimento para toda a organização devido à importância do conhecimento no mercado empresarial dos dias atuais. O auxílio na transferência do conhecimento e a como a geração de novos conhecimentos são, hoje, critérios para a contratação e promoção, tornando-se formas de motivação para que o membro busque destacar-se na comunidade. Outros benefícios também podem motivar a participação em uma comunidade, como aprender com especialistas e colegas, desenvolver uma sensação de identidade e de fazer parte de algo importante, melhorar os elos com colegas de outros locais e organizações, desenvolver perspectiva mais ampla da organização e do ambiente, desenvolver redes pessoais de longo prazo, receber reconhecimento por habilidades e conhecimentos específicos, não diretamente relacionados à descrição formal do cargo ocupado, melhorar a auto-estima etc.

Mas não será o funcionário o único beneficiado com a comunidade de prática. A organização poderá ter, ao estimular a criação de comunidades de prática, melhor direcionamento de estratégias, iniciar novas linhas de negócios, resolver problemas rapidamente, multiplicar as melhores práticas, desenvolver habilidades profissionais, recrutar e reter talentos, conquistar novos negócios mais rapidamente, melhor servir aos clientes existentes, desenvolver relacionamentos mais fortes com os clientes, reduzir as barreiras culturais entre áreas funcionais e localidades distintas, desempenhar um papel em atividades de fusão e aquisição, melhorar o capital social da organização, preservar o conhecimento estratégico de linhas de negócio que deixam de ser prioritárias e/ou não têm mais indivíduos dedicados funcionalmente na organização, definir blocos de conhecimento carregados por funcionários onde valha a pena se investir na codificação de conhecimento tácito.

É importante salientar que os benefícios relacionados só poderão ser “desfrutados” caso o funcionário sinta-se à vontade com o uso das comunidades de prática. Para isso, não basta apenas a construção de uma ferramenta e a apresentação dos possíveis benefícios para o usuário. É necessário o uso de outras formas de estímulo como: o fornecimento de recursos; a aceitação da legitimidade informal das comunidades pela organização; a promoção e divulgação dos resultados práticos conseguidos por essas redes; a institucionalização das redes (sejam formais ou informais); a valorização da participação; a criação de infraestrutura de comunicação, e o apoio à criação de papéis voltados exclusivamente para a manutenção destas iniciativas, ou seja, os moderadores do conhecimento.

O desenvolvimento de uma comunidade de prática é dividido em fases que vão desde a observação da necessidade da criação da comunidade até o fim do ciclo de vida da mesma. A comunidade estará sempre em pleno desenvolvimento, mudando de acordo com as necessidades da organização e dos membros. Deve ser medida, avaliada e analisada. Uma das medições corresponde à participação dos membros e dos funcionários em geral. É importante analisar a evolução do número de acessos, de documentos publicados, número de downloads na biblioteca, participação no fórum, quantitativo de participantes. Porém é importante analisar os resultados da comunidade de acordo com seus objetivos, podendo ser de pesquisa, de desenvolvimentos de melhores práticas que irão permitir melhores índices de produtividade da organização, de criação de novos líderes, entre outros.